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Wachsende Teams und begrenzte Raumkapazitäten haben die Stadtverwaltung Bad Nauheim dazu veranlasst, ein aktivitätsbasiertes Raum- und Arbeitskonzept zu entwickeln. Ziel war es, den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden und gleichzeitig als Verwaltung flexibel zu bleiben.
„Neben dem Aspekt, dass die Bürosituation den Arbeitsweisen und Bedürfnissen der unterschiedlichen Teams angepasst werden kann und anders als bei einem Kauf auch nach gemachten Erfahrungen wandelbar ist, bietet das Modell auch ökologische Vorteile“, erläutert Matthias Wieliki, Fachbereichsleiter Zentrale Steuerung der Stadtverwaltung Bad Nauheim. Mietmöbel ermöglichen es, die Einrichtung nach gemachten Erfahrungen unkompliziert anzupassen – anders als bei klassischen Käufen. Zudem werden die Möbel im Sinne der Kreislaufwirtschaft mehrfach verwendet und aufgearbeitet.
„Upcycling von Materialien wie beispielsweise alten Transportbohlen, die als Regalbretter dienen, erhöht den Aspekt der ökologischen Nachhaltigkeit nochmals“, so Wieliki. Die Stadt, so der Fachbereichsleiter weiter, verfolge ein ganzheitliches Nachhaltigkeitsverständnis und nutze Ressourcen effizient sowie klima- und sozialverträglich. Das Mietmöbelkonzept unterstützt diese Zielsetzung. Partner für die Umsetzung ist der Rent-Group-Standort Frankfurt mit Geschäftsführer Christian Eichenberger.
Von Beginn an wurden die Mitarbeitenden in den Planungsprozess eingebunden. Ihre Anforderungen wurden systematisch erhoben – basierend auf einer aktivitätsbasierten Analyse, die berücksichtigte, wie viel Zeit für Besprechungen, konzentriertes Arbeiten, Telefonate und kreative Phasen benötigt wird. Wieliki: „Einhergehend mit der Büroneugestaltung mussten aber auch die bestehenden Raumaufteilungen verändert werden. Im Umgestaltungsprozess gab es keine ,heiligen Kühe‘, und so hat beispielsweise der Verlust von Einzelbüros trotz aller partizipativen Elemente zu emotionalen Reaktionen geführt. Hilfreich war hierbei auch eine Testphase, in der Veränderungen vorgenommen werden konnten. Das lässt sich ausschließlich über ein Mietmöbelkonzept realisieren.“
Zu den auffälligsten Elementen der neuen Ausstattung zählt das sogenannte „Mute-Lab“ – eine akustisch isolierte Kabine mit Belüftung, die für Telefonate und Video-Calls genutzt wird. „Dieses Angebot richtet sich insbesondere an Teams, die sich ein Büro teilen“, er- läutert Matthias Wieliki. Darüber hinaus wurden Konferenztechnik mit höhenverstellbarem Tisch, modulare Sitzgelegenheiten, Schreibtische mit Akustik-Panel, rollbare Raumteiler mit Pinnwand und Whiteboard (sogenannte „Dancing-Walls“) sowie bepflanzte Raumteiler angeschafft. „Hierbei handelt es sich ausschließlich um Mietmöbel. Ob diese gebraucht sind oder aufgearbeitet wurden, lässt sich im täglichen Gebrauch nicht erkennen“, ergänzt er.
Ein Teil der Büroräume sei gezielt für hybrides Arbeiten gestaltet. Es gebe nun Räume für konzentriertes Arbeiten ebenso wie Bereiche, die dem „Working-out-loud“-Prinzip folgten. Die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung können je nach Arbeitsmodus den passenden Arbeitsplatz wählen. „Das Konzept basiert auf ortsflexiblem und mobilem Arbeiten sowie einer funktionalen IT-Infrastruktur. Die Arbeitsplätze“, schildert Wieliki, „sind standardmäßig mit höhenverstellbarem Schreibtisch, Bürostuhl, Monitor und den erforderlichen Anschlüssen ausgestattet. Ergänzend gibt es kleine Sitzgruppen für Teamabstimmungen sowie Räume für Kreativität und Kollaboration.“ Die Flexibilität der Möblierung sei insbesondere für projektbezogene Tätigkeiten von Vorteil. Verschiedene Raumsettings – von Stillarbeitsräumen bis zu Besprechungsräumen – fördern agile Arbeitsmethoden.
Die Vorteile von Mietmöbeln zeigte sich bereits nach rund sechs Monaten: „Nach den Erfahrungen aus dem Praxis-Alltag wurde die Ausstattung bereits angepasst. So erwies sich beispielsweise eine Besprechungsgruppe in einem Vier-Personen-Büro als wenig praktikabel, da die Geräuschkulisse zu hoch war. Dank des Mietmöbelmodells konnte diese Raumsituation unkompliziert verändert werden – ein kostenintensiver Fehlkauf wurde so vermieden“, sagt Wieliki.
Für ihn hat das Bad Nauheimer Konzept Modellcharakter, „sowohl im Hinblick auf eine effizientere Raumnutzung als auch auf eine attraktive und zeitgemäße Arbeitsumgebung in Zeiten des Fachkräftemangels.“ Das Modell wird stadtintern inzwischen auch außerhalb des ursprünglichen Fachbereichs hinaus angewendet – unter anderem im städtischen Co-Working-Space „Work Nouveau“. Für Interessierte, die ein ähnliches Konzept in Erwägung ziehen, hat Matthias Wieliki aus seiner Erfahrung heraus folgende Tipps: „Bezieht eure Mit- arbeitenden von Beginn an ein und nutzt die Flexibilität des Ansatzes maximal aus – in iterativen Testphasen und Anpassungen, die eigentlich nie abgeschlossen sind.“
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